Аналітика / Кадри і зарплата

Що робити з паперовими трудовими: головне – без паніки!

15.06.2021З 10 червня 2021 узаконена електронна трудова книжка. Стаття 48 КЗпП декларує, що з цієї дати облік трудової діяльності ведеться в електронній формі у Реєстрі застрахованих осіб Держреєстру. До завершення включення відомостей про трудову діяльність працівників до даного Реєстру відсутніх дані трудової книжки використовуються для врахування відомостей про трудову діяльність за період до 10.06.2021 (п. 3 р. ІІ Закону України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» від 05.02.2021 № 1217-ІХ, далі ─ Закон № 1217).Тож з цієї дати паперові трудові стають непотрібними чи як? Проаналізуймо…
Паперові трудові книжки: як оформлювати після 10.06.2021
Як діяти роботодавцю, якщо працівник звільняється з 10.06.2021 і пізніше?Роботодавець зобов’язаний видати належно оформлену трудову книжку працівнику, з яким укладено трудовий договір до 10.06.2021 та який звільняється до завершення процедури включення до Держреєстру відсутніх відомостей про трудову діяльність, у день звільнення (абз. 3 п. 2 р. ІІ Закону № 1217).Дії роботодавця (якщо працівник прийнятий на роботу до 09.06.2021 включно):─ видати наказ про звільнення й ознайомити з ним працівника;─ провести з працівником остаточні розрахунки в день звільнення;─ внести запис до трудової книжки про звільнення працівника;─ зробити запис до Книги руху обліку трудових книжок, де працівник має поставити підпис, що він отримав трудову книжку;─ ознайомити працівника під підпис у Особовій картці з датою та підставою звільнення. Також ст. 47 КЗпП у разі звільнення зобов’язує роботодавця видати працівнику копію наказу про звільнення. А ось як це зробити? Безумовно копію наказу про звільнення потрібно видавати під підпис (де його проставити?). У разі ж коли працівник звільняється 10.06.2021 (і пізніше) й йому видається трудова книжка, здавалося б, що можна обійтися й без копії наказу. Проте заради обережності можна й надати зазначену копію наказу, адже невідомо, що буде прописано в підзаконних актах. Як оформити видачу трудової книжки працівникам, якщо вони відскановані та передані до ПФУ? Після завершення робіт по скануванню трудових книжок, передачі їх через веб-портал і оцифрування ПФУ наявні трудові книжки видаються працівникам особисто під підпис (п.2 р. ІІ Закону України від 05.02.2021 № 1217-ІХ). Як же це оформити? Використовувати Книгу обліку руху трудових книжок чи інший Журнал для фіксації факту видачі відсканованої трудової книжки? Однозначної відповіді немає.Мабуть варто дочекатися Порядку ведення трудових книжок, який мав затвердити КМУ до 10.06.2021 або хоча б роз’яснення Мінекономіки (ПФУ тут не допоможе).
Життя після 10.06.2021: внесення записів у трудові книжки
Чи вимагати паперову трудову книжку, якщо працівника приймають на роботу після 10.06.2021?У разі укладення трудового договору громадянин зобов'язаний подати паспорт або інший документ, що посвідчує особу, трудову книжку (у разі наявності) або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Держреєстру ─ також документ про освіту (спеціальність, кваліфікацію), про стан здоров'я, відповідний військово-обліковий документ та інші документи (ч. 2 ст. 24 КЗпП). Але станом на 10.06.2021 не затверджена форма довідки, яка б містила інформацію про страховий стаж. Окрім того, дані про звільнення працівника з попереднього місця роботи у Держреєстр потраплять тільки подання Податкового розрахунку за 2 квартал 2021.Отже, кандидат має надавати трудову книжку при працевлаштуванні (принаймні до тих пір, доки ці питання будуть урегульовані підзаконними актами).
Чи повинен роботодавець забирати й зберігати трудову книжку працівника, якого прийняли на роботу після 10.06.2021?Ні, тепер у роботодавця немає такого обов’язку. Трудова книжка має зберігатися у працівника, але роботодавець зобов’язаний на вимогу працівника вносити до трудової книжки записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі (ч. 3 ст. 48 КЗпП).Якщо ж працівник звернувся з вимогою внести до трудової книжки запис про прийняття на роботу, переведення, звільнення, заохочення – роботодавець повинен це зробити.
Як бути, коли кандидат при працевлаштуванні на основне місце після 10.06.2021 роботи повідомляє, що у нього немає трудової книжки?Майбутній роботодавець не може перевірити відомості про трудову діяльність. Але у нього немає підстав хвилюватися, що кандидат уже має трудову книжку. Адже дані паперових трудових книжок для обліку трудової діяльності враховуються тільки за періоди до 10.06.2021. При укладенні трудового договору громадянин, який вперше приймається на роботу, має право подати вимогу про оформлення трудової книжки (ч. 3 ст. 24 КЗпП). На вимогу працівника, який вперше приймається на роботу, трудова книжка оформляється роботодавцем в обов’язковому порядку не пізніше п’яти днів після прийняття на роботу (ч. 2 ст. 48 КЗпП).Якщо кандидат не може підтвердити, що трудової у нього немає, але вимагає її оформити:─ він надає заяву про прийняття на роботу, де фіксує, що трудової книжки у нього немає й він вимагає її оформити;─ окремою заявою він повідомляє роботодавця, що це його основне місце його роботи. Відповідно роботодавець має заповнити трудову книжку для новоприйнятого працівника та внести запис про перше основне місце роботи й повернути йому трудову книжку.Отже, у разі працевлаштування на перше робоче місце після 10.06.2021 трудова книжка тільки у разі, якщо того вимагає працівник.
Електронна трудова книжка: важливі нюанси
У які строки потрібно відсканувати трудові книжки працівників і передати до ПФУ?Повний перехід на електронний облік трудової діяльності має відбутися протягом п’яти років. Протягом перехідного періоду будуть використовуватися і паперові, і електронні трудові книжки.Тож поспішати не варто, принаймні, доки не з’являться підзаконні нормативні акти.
Як роботодавцю визначити без трудової книжки: основне це місце роботи чи сумісництво?З 10.06.2021 часто доведеться на віру приймати інформацію від особи, яка працевлаштовується. Як же визначає основне місце роботи Закон України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 № 2464-VI (далі – Закон про ЄСВ)?Основне місце роботи – це місце роботи, де працівник працює на підставі укладеного трудового договору, та визначене ним як основне згідно з поданою заявою (до відкликання) та відомостями, що обліковуються в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру на її підставі (п. 12 ч. 1 ст. 1 Закону про ЄСВ у редакції з 10.06.2021).Тож заява про визначення основного місця роботи має мабуть додаватися до заяви про прийняття на роботу чи наказу про прийняття працівника на роботу. Чи можна буде про вибір основного місця роботи зазначити у заяві про прийняття на роботу? А як бути, коли з працівником укладений трудовий договір у письмовій формі й там зазначено, що це основне місце роботи? Питань безліч…Отже, працівник, який визначив місце роботи як основне, має право в будь-який момент відкликати свою заяву й стати сумісником. І тоді мабуть треба буде видати наказ про звільнення працівника з основного місця роботи й інший наказ про прийняття цього ж працівника уже на роботу за сумісництвом. Не забуваймо, до початку роботи треба подати повідомлення про прийняття на роботу за сумісництвом.
Як оформлювати трудові відносини, якщо кандидат працевлаштовується на роботу за сумісництвом після 10.06.2021?Майбутній роботодавець не може (і не повинен) перевіряти, чи є у працівника основне місце роботи. У заяві про прийняття на роботу потенційним працівник має вказати: «прийняти на роботу за сумісництвом». Відповідно роботодавець зазначить у наказі про прийняття на роботу «за сумісництвом» і у додатках Д1 і Д5 Податкового розрахунку заповнить цю інформацію.Світлана ЛІСТРОВА




Залиште відгук чи коментар

* Обов'язкове поле

Дякую!

Ми зв'яжемося з вами найближчим часом.

Can't send form.

Please try again later.